Jak profesjonalnie przygotować wideokonferencję?

Wideokonferencje umożliwiają załatwienie wielu spraw bez potrzeby spotykania się “na żywo”, co w dzisiejszych czasach pozwala zwiększyć bezpieczeństwo wszystkich zainteresowanych. O ile jednak bez problemu można przygotować taką konferencję dla kilku osób, problem pojawia się wtedy, gdy należy zapewnić dostęp większej ilości użytkownikom.

1. Najważniejsze zalety wideokonferencji

2. Do czego służy access point?

3. Ile kosztuje dobry sprzęt do wideokonferencji?

W takim przypadku niezbędne może się okazać wykorzystanie access pointu, czyli specjalnego urządzenia, które pozwala zwiększyć zasięg sieci lub dowolnie ją rozbudować.

Najważniejsze zalety wideokonferencji

Mogłoby się wydawać, że w sytuacji, w której zaleca się ograniczanie spotkań, każdy będzie korzystał z wideokonferencji. Niestety, wciąż wiele osób nie zdaje sobie sprawy, jakie korzyści wiążą się z takimi rozwiązaniami. Niektórzy brak zainteresowania wideokonferencjami argumentują tym, że w zupełności wystarczy im rozmowa telefoniczna. Dodatkowo porządny system wideokonferencyjny wymaga większych nakładów finansowych, na co nie każda firma może sobie pozwolić. W praktyce jednak takie rozwiązanie może się szybko zwrócić, przy czym należy mieć na uwadze, że korzyści raczej nie zaobserwuje niewielka firma, która zatrudnia kilku pracowników, a wszyscy pracują w jednym biurze. Jeżeli jednak chodzi o duże firmy i korporacje, które mają setki pracowników, niejednokrotnie rozmieszczonych w różnych miejscach w kraju lub nawet na świecie, to nowoczesne systemy komunikacji nie tylko poprawią komfort, ale również zwiększą efektywność wszystkich pracowników. Najważniejszą korzyścią jest oczywiście oszczędność czasu i pieniędzy.

Do omówienia zdecydowanej większości tematów w zupełności wystarczy wideokonferencja, co automatycznie eliminuje wydatki związane z dojazdami i zakwaterowaniem pracowników. Przewagą takiego rozwiązania nad tradycyjną rozmową telefoniczną jest to, że można widzieć swojego rozmówcę, a w razie potrzeby nic nie stoi na przeszkodzie, aby do rozmowy dołączyły inne osoby. Systemy do wideokonferencji umożliwiają również dzielenie się materiałami, co pozwala sprawniej prowadzić projekt. Bezproblemowa komunikacja oraz łatwość, z jaką można zarządzać zaplanowanymi spotkaniami (nie tylko tymi ze współpracownikami, ale również z potencjalnymi lub dotychczasowymi klientami) sprawiają, że wiele firm nie wyobraża sobie obecnie sprawnego funkcjonowania bez wideokonferencji.

Do czego służy access point?

Punkt dostępu jest jednym z najważniejszych elementów takiego systemu. Chociaż wiele osób myli go ze zwykłym routerem, to spełnia on inną funkcję. O ile router pozwala rozdzielić pasmo internetowe na tyle, aby podłączyły się do niego najbliższe sprzęty, to dobry access point znacznie zwiększa zasięg sieci. Nie ma jednak sensu kupować byle jakich urządzeń, gdyż ich jakość pozostawia wiele do życzenia. Dotyczy to nie tylko jakości wykonania, ale również stabilności uzyskanego połączenia z siecią. W przypadku sprzętów, które wykorzystywane są w firmach, takie sytuacje nie mogą mieć miejsca. Dlatego najlepiej od razu sprawdź sprawdzone urządzenia typu access point do dużych firm, które cieszą się dobrymi opiniami wśród klientów. Znajdziesz tu rozwiązania takich producentów jak Cisco, Fortinet, HPE oraz Ubiquiti. Dzięki dostępnym filtrom możesz przeglądać produkty według urządzeń, które nie wymagają licencji lub subskrypcji.

Ile kosztuje dobry sprzęt do wideokonferencji?

Przy okazji możesz sprawdzić gotowe zestawy wideokonferencyjne, które pozwolą ci szybko stworzyć niezbędną infrastrukturę do prowadzenia wideo rozmów. Pamiętaj, że w tym przypadku cena idzie w parze z jakością. Jeżeli więc chcesz cieszyć się bezproblemową pracą, wybierz porządny zestaw. Popularni producenci takich zestawów to między innymi Polycom, Yealink oraz Konftel. Ze względu na różnorodne ceny oraz specyfikację systemów konferencyjnych, wielu klientów ma problem z samodzielnym wybraniem idealnego rozwiązania. Na szczęście w takiej sytuacji możesz skontaktować się ze sprzedawcą, który podpowie, jakie zestawy wideokonferencyjne dla dużych firm warto kupić, aby był to trafiony wybór. Ceny niektórych systemów sięgają nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych, ale jest to inwestycja, która z pewnością się zwróci.

Wiele wskazuje na to, że coraz więcej firm będzie przechodziło na wideokonferencje zarówno jeżeli chodzi o utrzymywanie relacji z klientami, prowadzenie spotkań biznesowych, jak i wykonywanie codziennych obowiązków. Nie warto więc zostawać w tyle, tylko już teraz rozważyć wdrożenie takich rozwiązań.

Na stronie wspomnianego dostawcy rozwiązań związanych z wideokonferencjami znajdziesz również inne produkty, które poprawią komunikację w twojej firmie. Są to między innymi centrale telefoniczne, nowoczesne kamery, systemy nagłośnienia, rozwiązania do prezentacji, telefony oraz zestawy głośnomówiące. Znajdziesz tu więc wszystko, co jest potrzebne w nowoczesnej firmie, która chce wyeliminować problemy i ograniczenia związane z komunikacją.