Praca zdalna dzięki chmurze Comarch

Ręcznie wypisywane zamówienia, samokopiujące formularze, tony druków składowanych w nieskończonej liczbie segregatorów stają się czymś równie archaicznym, jak filmy na płytach dvd czy zdjęcia na papierze światłoczułym. Wraz z rozwojem technologii świat przeniósł się najpierw do komputera, a teraz przenosi się do chmury. Zmienia się przez to sposób prowadzenia biznesu – coraz więcej zadań można wykonywać spoza biura.

Praca zdalna z wyboru lub konieczności

Praca zdalna bywa wyborem pracodawcy, a niekiedy pracowników. Może się też zdarzyć, że to sytuacja wymuszona przez czynniki zewnętrzne. Jednak bez względu na okoliczności, systemy chmurowe są idealnym, jeśli nie jedynym, rozwiązaniem dla firm, chcących rozwijać u siebie ten przyszłościowy model. Według serwisu Forbes, który właśnie (marzec 2020) opublikował własne, niezależne badania na podstawie informacji od tak prestiżowych instytucji jak Instytut Gallupa i Uniwersytet Harvarda, praca zdalna realnie poprawia wyniki finansowe przedsiębiorstw. Produktywność pracowników zdalnych jest wyższa o prawie 40 procent w porównaniu do osób pracujących w biurze, za sprawą większej niezależności popełniają oni mniej błędów, są też bardziej zaangażowani – co jest kolejną korzyścią dla firmy. Z raportu wynika, że aż 54 procent pracowników zmieniłoby pracę na taką, która zapewniłaby im większą elastyczność.

Mobilny nadzór

Słowem odmienianym przez wszystkie przypadki w kontekście systemów ERP w chmurze jest „mobilność”. Czemu? Wśród ich wielu zalet największą jest bowiem możliwość efektywnego zarządzania firmą nie zza biurka w siedzibie, lecz dosłownie z dowolnego miejsca. Warunek jest tylko jeden: połączenie z Internetem. Jeśli zostanie on spełniony, kierujący firmą otrzyma ze swojego smartfona czy laptopa dostęp do wszystkich zachodzących w niej procesów – technologia jest już na tyle zaawansowana, że nie ma takiego obszaru, który byłby wyłączony z opcji zdalnego nadzorowania. Może zatem zarządzać sprzedażą, kontaktować się z pracownikami, którzy swoje zadania wykonują z domów lub innych lokalizacji, monitorować efektywność i czas ich pracy; może kontrolować stan przedsiębiorstwa dzięki czytelnym raportom Business Intelligence, sprawdzać stany magazynowe czy wystawiać faktury, nadzorować linie produkcyjne i organizować dostawy.

Taki model funkcjonowania systemu ERP, pozbawiony konieczności instalowania oprogramowania, dostępny z poziomu przeglądarki internetowej, przekłada się przy okazji na koszty – otóż firma nie ponosi wydatków na wynajem i konserwację serwerowni, co jest ważne zwłaszcza dla tych dopiero wchodzących na rynek. Praca w środowisku cloud odbywa się zawsze na najnowszej wersji oprogramowania, co nie tylko minimalizuje ryzyko wystąpienia zakłóceń, błędów, spowolnień, ale też pozwala zaoszczędzić na płatnych aktualizacjach. Ponadto, kiedy firma się rozwija – system chmurowy rozwija się wraz z nią, dzięki możliwości dodawania kolejnych modułów: począwszy od oprogramowania do obsługi kadrowo-płacowej, poprzez oprogramowanie do zarządzania czasem pracy i urlopami swoich pracowników, na oprogramowaniu do obsługi zleceń serwisowych kończąc.

Dla przykładu: w intensywnie rozwijającej się w ostatnich latach branży e-commerce, za sprawą nowoczesnych platform do prowadzenia sklepu B2C (Comarch e-Sklep) i B2B (Comarch B2B), zintegrowanych z systemem Comarch ERP, kierujący firmą są w stanie zdalnie, przy użyciu tabletu czy telefonu, nadzorować cały proces sprzedaży – od umieszczania produktów w ofercie, redagowania opisów, po finalizowanie transakcji i organizację wysyłki. O dowolnej porze dnia i nocy mogą przeglądać historię zamówień i płatności, oraz faktury, włącznie z papierowymi, które zostały zdigitalizowane i umieszczone w chmurze (program Comarch OCR). A dzięki aplikacji IBARD, do bezpiecznego backupu, przechowywania i udostępniania danych, mogą przeglądać i edytować dokumenty na swoich urządzeniach mobilnych, a zmiany będą od razu widoczne dla tych pracowników, którym udzielono dostępu do katalogów (bezpieczne szyfrowanie).

Blisko, ale na odległość

Kierowanie firmą na odległość budzi obawy niektórych przedsiębiorców związane z zarządzaniem pracownikami – że przebywanie w różnych lokalizacjach utrudnia kontrolowanie ich postępów w realizacji zadań. Jednak tego typu obawy są bezzasadne, gdyż istnieją specjalne narzędzia, umożliwiające organizowanie z dowolnego miejsca i w niezwykle wygodny sposób pracy zespołu – ustalania grafika (który wyświetlany jest w bardzo przejrzystej formie), zarządzania nieobecnościami, przeglądania dokumentów pracowników – umów cywilnoprawnych czy skierowań na badania okresowe (program Comarch HRM link do aplikacji: https://www.comarch.pl/erp/aplikacje-mobilne/comarch-hrm/).

Problemem nie jest też rejestracja czasu pracy (Comarch TNA). Służą do tego montowane w budynkach (biurach, magazynach, zakładach produkcyjnych) urządzenia (TNA Gateway), które łączą się z aplikacją w telefonach pracowników i natychmiast przekazują do chmury informacje o ich wejściach i wyjściach.

Zdalnie można też ocenić efektywność – w takich obszarach jak handel, księgowość czy kadry (Comarch MyPoint przedstawia wyniki pracy w formie klarownych grafik), a także – z poziomu strony www czy aplikacji – przejrzeć korespondencję firmy (jej kompletną obsługę zapewnia Comarch DMS, skracająca czas pracy z dokumentami elektronicznymi – poprzez umożliwienie szybkiego dodawania skanów dokumentów, wskazywanie pracownika, który jest odpowiedzialny za dane zadanie czy kontrolę czasu realizacji tego zadania).

Chmura zabezpieczeń

Praca zdalna to praca z danymi. Pojawia się więc pytanie, czy rozwiązania chmurowe są bezpieczne? Tak. Wszystkie dane generowane przez firmy przechowywane są na serwerach dostawcy systemu, który jest odpowiedzialny za utrzymanie środowiska IT, a nie na lokalnych, pozbawionych stałego monitoringu, serwerach firm, gdzie mogłyby się na przykład stać łatwym celem hakerskiego ataku.